onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
Hier vind je snel meer info: https://prorem.be/
Ik wil weten waar ik op moet letten bij aanbestedingen
Bij Prorem begrijpen we dat aanbestedingen een complex proces kunnen zijn, vooral binnen facility management. Of u nu een overheidsinstantie bent of een private onderneming, het is belangrijk om de juiste keuzes te maken. In deze gids delen we waar u op moet letten bij aanbestedingen, zodat u optimaal kunt profiteren van professionele ondersteuning zoals wij die bieden bij facility management.
Belangrijke criteria voor een succesvolle aanbesteding
Een goede aanbesteding begint met het helder definiëren van uw behoeften. Zonder duidelijke criteria loopt u het risico dat de gekozen partij niet aan uw verwachtingen voldoet.
Kwaliteit versus prijs
Bij aanbestedingen is het verleidelijk om voor de laagste prijs te gaan. Toch moet u altijd een balans zoeken tussen kwaliteit en kosten. Een te lage prijs kan leiden tot mindere service of verborgen kosten.
Praktisch advies
Stel een minimumkwaliteitsniveau vast in uw aanbesteding. Zo voorkomt u dat partijen zich alleen richten op de laagste prijs.
- Definieer duidelijke prestatie-indicatoren (KPI’s) voor servicekwaliteit
- Houd rekening met levensduurkosten in plaats van alleen initiële kosten
- Vraag referenties van vergelijkbare projecten
Juridische aspecten van aanbestedingen
In België zijn er strikte regels voor aanbestedingen, vooral bij overheidsopdrachten. Het is essentieel om deze goed te kennen om problemen te voorkomen.
Wettelijke verplichtingen
Afhankelijk van de waarde van uw aanbesteding kunnen verschillende Europese en Belgische regels van toepassing zijn. Zorg dat u op de hoogte bent van de drempelbedragen en bijbehorende procedures.
Voor complexe aanbestedingen adviseren wij altijd juridisch advies in te winnen. Dit bespaart u mogelijk problemen later in het proces.
- Controleer of uw aanbesteding onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen valt
- Zorg voor transparante selectiecriteria
- Documenteer alle beslissingen zorgvuldig
Selectie van de juiste partner
Bij facility management draait alles om langdurige samenwerking. Kies daarom een partner die past bij uw organisatiecultuur en lange termijnvisie.
Ervaring in uw sector
Een aanbieder met ervaring in uw specifieke sector begrijpt uw uitdagingen beter. Bij Prorem hebben we bijvoorbeeld uitgebreide ervaring met diverse typen vastgoed en facilitaire diensten.
- Vraag naar gevalideerde ervaring met vergelijkbare projecten
- Let op certificeringen en kwaliteitslabels
- Beoordeel de flexibiliteit om in te spelen op veranderende behoeften
“Een goede facility management partner wordt een verlengstuk van uw organisatie. Kies daarom niet alleen op basis van prijs, maar vooral op basis van vertrouwen en expertise.”
Technische specificaties in uw aanbesteding
Duidelijke technische eisen helpen aanbieders om accurate offertes te maken. Te vage omschrijvingen leiden tot onduidelijkheid en mogelijke conflicten later.
Duidelijke omschrijving van diensten
Specificeer exact welke diensten u nodig heeft, inclusief eventuele bijzondere eisen. Denk aan schoonmaakfrequenties, technisch onderhoud of receptiediensten.
Handige checklist
Maak een lijst van alle facilitaire diensten die u nodig heeft, inclusief:
- Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse taken
- Seizoensgebonden werkzaamheden
- Noodprocedures en calamiteitenafhandeling
Evaluatie van offertes
Het beoordelen van ontvangen offertes is een kritieke fase. Een gestructureerde aanpak helpt u de beste keuze te maken.
Objectieve beoordelingscriteria
Stel vooraf vast hoe u offertes gaat beoordelen. Dit voorkomt subjectieve beslissingen en zorgt voor transparantie.
- Weg prijs, kwaliteit en ervaring volgens een vast percentage
- Beoordeel de volledigheid van elke offerte
- Let op realistische planningen en beschikbaarheid
Bij twijfel kunt u altijd aanvullende informatie vragen of een presentatie aanvragen bij de meest veelbelovende kandidaten.
Contractmanagement na gunning
Een goede aanbesteding stopt niet bij het ondertekenen van het contract. Duidelijk contractmanagement is essentieel voor succes.
Prestatiemeting en evaluatie
Spreek duidelijke evaluatiemomenten af om de kwaliteit van de geleverde diensten te monitoren. Dit geeft u de mogelijkheid tijdelijk bij te sturen waar nodig.
Bij Prorem werken we bijvoorbeeld met regelmatige evaluatiemomenten en transparante rapportage. Zo houden we de kwaliteit constant hoog en kunnen we snel inspelen op veranderende behoeften.
Professionele ondersteuning, begeleiding en advies voor gebouweigenaars
Prorem is een professional in property- en facility management. Met een heldere visie en een duidelijk doel : onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
In de professionele werkomgeving is een directe beschikbaarheid van informatie en diensten de norm. De beleving is hierbij een vereiste en als het kan nog iets extra leveren. Om als organisatie een aantrekkelijke gebouwbeheerder/werkgever te worden en/of te blijven, zult u op deze ontwikkeling willen inspelen. Prorem ondersteunt u daarbij met de juiste oplossingen : op zowel strategisch, tactisch als uitvoerend niveau.
Onze werkdomeinen:
- Brandpreventie
- Facility management
- Consulting
Consulting
Deeltijds ingeschakeld; voltijds betrokken! Een correct advies brengt geld op!
Niet iedereen heeft nood aan een fulltime gebouwbeheerder of –afdeling. Of u heeft er één maar de ruimte ontbreekt om nieuwe projecten op te starten of lopende projecten af te ronden? U heeft een gebrek aan de juiste specialisatie om een specifiek project op te starten! Wij staan voor u klaar…
Samenwerking: binden en verbinden
Wij voelen een sterke verantwoordelijkheid voor onze klanten. Door regelmatig met elkaar te praten en dan ook goed door te vragen achterhalen we de behoeften van onze klanten. We vertalen deze behoeften en wensen van onze klanten naar oplossingen in dienstverlening. Voor de oplossing op maat is bijna steeds samenwerking vereist en gaan wij voor sterke partnerships.
Samen het verschil maken?
Meer informatie over onze diensten en tarieven kan via een offerteaanvraag. Contacteer ons vrijblijvend.